Vos données

Qui est responsable de vos données ?

Académie Chorale d'Île-de-France (ACIDF), association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège est 33 rue Gabriel Péri, représentée par Francis BARDOT, président, est responsable de vos données.

Pour toute question, ou pour exercer vos droits : maitrisedelevallois@gmail.com.

Qui les héberge ?

L'ACIDF fait fonctionner ce portail elle-même, avec des prestataires techniques qui n'utilisent ces données que pour le service rendu. Les serveurs sont situés dans l'Union européenne ; certains prestataires sont des sociétés américaines. Leur liste figure sur la page Confidentialité.

D'où viennent ces informations ?

La plupart viennent de vous : du dossier d'inscription, et de ce que vous complétez dans ce portail. Au lancement du portail, nous y avons repris la liste des familles que nous tenions déjà. C'est pourquoi nous vous demandons, à votre première connexion, de vérifier ces informations.

Ce que nous conservons, et pourquoi

• Identité, pupitre et groupes : organiser les répétitions, les concerts et les groupes. Base : l'inscription au chœur.
• Coordonnées et liens avec le choriste : vous joindre, vous donner accès au portail. Base : l'inscription au chœur.
• Inscriptions aux événements, présences et absences : organiser les événements, suivre l'assiduité. Base : l'inscription au chœur.
• Documents que vous envoyez ou que nous vous remettons : réunir les pièces nécessaires à l'activité. Base : l'inscription au chœur.
• Fiche sanitaire : pouvoir réagir correctement en cas de problème de santé pendant une activité. Pour les répétitions, elle repose sur votre consentement, donné en la certifiant, et elle est facultative. Pour un séjour avec hébergement déclaré comme accueil collectif de mineurs, elle est exigée par la réglementation (article R.227-7 du Code de l'action sociale et des familles), et c'est un parent qui la remplit.
• Droit à l'image : savoir si nous pouvons utiliser des photos et vidéos du choriste. Base : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment ; pour un mineur, chacun des parents donne sa réponse (dans le portail, ou auprès de l'équipe qui l'enregistre), comme le choriste lui-même s'il est autonome, et un seul refus suffit.
• Renseignements que nous vous demandons : ce qui est indiqué à côté de chaque question.
• Courriels que nous vous envoyons : garder trace de ce qui a été envoyé, et à qui. Base : notre intérêt légitime.
• Trace des modifications (qui a changé quoi, et quand) : la sécurité et la bonne tenue des informations. Base : notre intérêt légitime.

Qui les voit ?

• Vous, pour ce qui vous concerne et pour les choristes auxquels vous êtes rattaché.
• L'équipe de Maîtrise de Levallois, selon le rôle de chacun. La fiche sanitaire et les informations médicales ne sont visibles que des membres de l'équipe que nous avons expressément autorisés.
• Personne d'autre, sauf obligation légale.

L'équipe peut noter des informations pratiques vous concernant (par exemple la personne à prévenir). Ces notes s'en tiennent aux faits, ne contiennent aucune information de santé, et vous pouvez en demander la copie.

Si vos enfants chantent dans plusieurs chœurs de l'ACIDF, vous avez un seul compte de parent, et vos nom et coordonnées sont communs à ces chorales : une correction faite par l'une se retrouve chez l'autre. Tout le reste (documents, présences, fiches sanitaires, notes) reste propre à chaque chorale.

Un choriste mineur n'a pas son propre accès au portail, sauf si nous l'avons déclaré « autonome », à partir de 15 ans ; il reçoit alors les courriels qui le concernent, et ses parents gardent leurs droits. Si, pour une raison familiale, un adulte ne doit plus recevoir les informations d'un enfant, dites-le nous : nous pouvons couper cet accès pour cet enfant seulement.

Combien de temps ?

• Informations du choriste et de sa famille : pendant l'activité du choriste, puis 3 ans après son départ ; elles sont alors supprimées automatiquement.
• Fiche sanitaire : celle d'un séjour, 30 jours après la fin du séjour ; celle de la saison, jusqu'à ce qu'une nouvelle la remplace, ou 180 jours après la fin de la saison ou le départ du choriste. Il ne reste ensuite que la trace, datée, que vous l'aviez certifiée ; votre nom en est retiré 3 ans plus tard.
• Courriels que nous vous envoyons : 1 an.
• Trace des modifications : 1 an ; 3 ans pour ce qui touche à la santé, aux documents et aux paiements.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter vos informations et celles de vos enfants mineurs, à les corriger, à les faire effacer, à en limiter l'usage, à en recevoir une copie, et vous opposer à certains usages. Une grande partie de vos informations peut être corrigée directement dans le portail. Pour le reste, écrivez à maitrisedelevallois@gmail.com ; nous répondons dans un délai d'un mois.

Un choriste âgé d'au moins 15 ans peut exercer ces droits lui-même. Une personne qui a été choriste mineur peut, une fois majeure, demander l'effacement de ce qui a été recueilli pendant sa minorité.

Si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits, vous pouvez vous adresser à la CNIL.